Referat styremøte KMCK
mandag 13.august 2012
Tidspunkt: kl. 19:00
Sted: Quality Hotel Grand
Tilstede:
Asle, John, Magnus, Arne, Mathias, Julian
Saksliste:
1. Status Sødalen
2. Økonomi
3. Ferdigstillelse bane
4. Oppstart trening
5. Budsjett
6. Evt.
1. Status Sødalen
- Støyvoll mest sannsynlig ferdigstilt i løpet av uke 33. Entreprenøren har strevet noe med løs/bløt masse som har ført til utglidning av vollen.
- Støyvoll må beplantes for å binde massen, det er derfor foreslått fra entreprenøren å få sådd i Timotei og Strandstrå som har god bindeevne. En 25 kg sekk bør holde og vi må prøve å få låne et spredningsapparat til å strø ut frøene.
- Grunnarbeidet på selve kjøretraseen er forventet ferdig i løpet av uke 34. Da skal drenering, duk og grunndekke være lagt. Det mangler i dag ca 30 – 40 meter før hele banen er knytt sammen, men entreprenøren prioriterer støyvoll i uke 33.
- Det er levert 3,5 båtlass med grus/sand så langt. Det som ikke er anvendt så langt er plassert langs veien på oversiden av banetraseen. Dette er grus/sand som vil bli anvendt til å bygge doseringer og andre elementer i banetraseen.
- Innbrudd og hærverk på brakke. Denne episoden vil bli anmeldt til Politiet. Asle samler inn underskrifter fra alle styremedlemmer og leverer anmeldelsen.
2. Økonomi.
- Tippemidler. Informasjon gjennom TK om tildeling av spillemidler viser seg å være feil. Det er kommet brev fra Fylkeskommunen om avslag på tippemidler for 2012. Det betyr at de 700 000 kronene som var annonsert i TK ikke vil være tilgjengelig for klubben på kort sikt. Arne sjekker med Georg Hammer hva som er bakgrunnen for at det er blitt forvirring rundt denne tildelingen.
- Banetrasé. Avsatte midler på kr 500 000 til bygging av banetraseen er delvis anvendt p.t med kr 266 359,- som så langt er utfakturert fra entreprenør, båtfrakt for grus og fra leverandør av grus. Det står p.t en rest på kr 233 641,- på dette prosjektet. Det er likevel forbrukt mer som enda ikke er utfakturert, Asle mener det her kan være snakk om ca kr 100 000,- som er forbrukt som enda ikke er utfakturert.
- Støyvoll. Av avsatte midler til støyvoll på kr 250 000,- er det kommet inn faktura på ca kr 88 000,- fra entreprenør. Alt arbeid for uke 33 er enda ikke utfakturert og er anslått til å ende på ca kr 120 000,-. Dvs at vi kanskje kan regne med å sitte igjen med ca kr 40 000,- av det avsatte totalbeløpet til støyvoll som vi nå kan omdisponere til banetrasé.
- Arbeid med sponsing. Nå er banetraseen snart bundet sammen og vi kan gå ut til bedrifter i regionen med forespørsler om midler til bygging av elementer og generell sponsing av anlegget.
o Det er foreslått at Mathias får tatt noen bilder og film fra luften (fjernstyrt fly med kamera) så snart banen er bundet sammen.
o Julian lager et forslag til informasjonsmateriell og sponsorforslag basert på bilder og film. Dette materiellet benyttes i personlige møter med bedrifter som kan være potensielle bidragsytere til å få banen så god som forholdene tillater det.
o Sponsorpakker bør inneholde et alternativ for rene økonomiske bidrag uten forpliktelser for oss. Et annet alternativ vil bestå av plassering av skilt der sponsor kan bestemme plassering og tidsperiode for at skiltet skal henge, og vi forplikter oss til å holde skilt og reklamemateriell synlig og ryddig med at sponsor skal holde skilt. Vi bør også kunne «selge» elementer i banen som får sponsorens navn og selvfølgelig skilting. Eksempel på dette vil være f.eks «Lerøyhoppet», «Bilextrasvingen», «Slatlemhumpene» e.l. Vi bør kunne tilby sponsorer at ansatte i deres bedrifter vil få 50% på treningsavgift i sponsorperioden.
o Alle styremedlemmer oppfordres til å sende forslag om bedrifter og kontaktpersoner i bedriftene som Julian skal prøve å få gjort avtaler med.
3. Ferdigstillelse bane
- Banen som nå er skissert og under bygging vil tilfredsstille en klasse D bane.
- Når traseen i løpet av uke 34 er ferdig knytt sammen vil Asle annonsere et «treff» på banen for alle aktive kjørere slik at de får komme med innspill og ønsker. På forhånd vil Asle og Roger ha laget en skisse med forslag til elementer som passer til den økonomiske situasjonen.
- Etter «treffet» med aktive kjørere vil det lages en skisse som sendes til NMF sin inspektør for godkjenning av baner, Per Mordal. Uttalelser og innspill fra Mordal legges inn i skissen slik at entreprenøren kan få sine instrukser for plassering av elementer o.l.
- En evt. invitasjon av Mordal for inspeksjon og godkjenning av banen må man inkludere i kostnadene med banebygging.
- Et evt. godkjenningsbrev fra Mordal må vi anskaffe en kopi av for å benytte i søknader om ferdigstillelse til kommunen samt søknad til Politiet om tillatelse til oppstart av kjøring.
- Asle undersøker med entreprenør om prosedyre for å få utstedt ferdigstillelsesattest fra kommunen og godkjenning fra kommunen for oppstart av kjøring. Asle tar det videre arbeidet mot kommunen på dette.
- Godkjenning fra Politi må baneansvarlig (Roger?) innhente så snart dette er mulig.
4. Oppstart trening
- Vi forbereder oss på oppstart av trening på banen i løpet av september.
- Startområde er ikke klart avtegnet på baneskissen gjeldende p.t. Det må i løpet av uke 34 bestemmes hvor startområdet skal legges. Roger og Asle finner en løsning på dette.
- Treningstider sjekkes opp mot søknaden mot kommunen. Det legges opp til tre treningsdager.
- Banereglementet vi hadde fra Kvernberget oppdateres til å gjelde for Sødalen. Asle sjekker tidligere banereglement. Vi legger opp til strenge rutiner fra første trening.
- Aktivitetslederturnus. Det er i dag ca 8 – 10 aktivitetsleder vi har tilgjengelig i klubben. Det settes opp en turnus der hver aktivitetsleder har en uke hver, og hvis man ikke kan dekke alle tre dagene må aktivitetslederen bytte innbyrdes.
- Treningsavgift legges på et moderat nivå i oppstartsåret. Dette kan forhåpentligvis sikre god rekruttering nå i oppstarten. Kr 50,- per trening vil være treningsavgiften ut 2012. Vi vil også gå ut med et tilbud om årskort for 2013 som også inkluderer de ukene man har igjen av 2012 til en pris av kr 1 200,-.
- Brakke for «sekretariat» og kontainer for lager av lånesykler etc flyttes til startområdet. Dette gjøres i samarbeid med trailklubben siden de også har behov for flytting av brakker/kontainere.
5. Budsjett
- Det er gjorte et estimat på at vi før bygging av elementer og doseringer i banetraseen har ca kr 125 000,- tilgjengelig.
- Dette betyr at vi må moderere bygging av store elementer i banetraseen.
6. Evt.
- Stenging av innkjøring på banetrasé må arrangeres før entreprenør forlater området. Opplegging av store steiner og bruk av kjetting kan være en god løsning for å hindre uønsket aktivitet på banen.
- Forespørsler fra ATV kjørere. Vi har i dag meget begrenset kapasitet på aktivitetsledere for ATV så det blir vanskelig med tilgang for større ATVer på banen. Knøtter vil kunne kjøre sammen med motocross opp til 85 ccm. ATV må organisere seg i eget miljø og kunne leie bane av KMCK med en høyere baneleie enn motocross. Treningsdager må nødvendigvis bli de samme.
- Utlånsutstyr. Når brakke og kontainer flyttes til startområdet må klubbens hjelmer, brynjer, sko, hansker og klær samles og settes inn i brakken.
- Utlånssykler. Arne kontakter Sigbjørn Skotheim for å høre om han kan ha tid til å gå over klubbens sykler for å klargjøre disse til utlån.
- Nye vindu i brakken. Det må gjøres fremstøt for å skaffe nye vinduer, alle styremedlemmer oppfordres til å sjekke sine kontakter om det kan finnes brukte vinduer man kan få eller kjøpe billig for å reparere de som ble knust.
Referent Julian Vangen
14.08.12
